مدیریت عملکرد
اهداف شما:
هدف اول و شاخص های کلیدی:
هدف دوم و شاخص های کلیدی:
هدف سوم و شاخص های کلیدی:
پس از ثبت OKR این فرم بسته می شود.
اما در طول سال می توانید به آن رجوع کرده و عملکرد همکار را رصد نمایید.
راهنما:
صفحه اول:
صفحه اول:
“مشخصات فردی” مدیر در نقش ارزیاب یا مربی و همکار در نقش ارزیابی شونده را تکمیل نمایید.
صفحه دوم: هدفگذاری
در زمان هدفگذاری عملکردی، مدیر و همکار با برگزاری جلسه ای دو نفره با بیان انتظارات و الزامات کار، حداکثر 3 هدف کیفی مهم عملکردی را (برای همکار) تعیین می کنند.
نحوه ثبت اولیه هدف:
- ابتدا هدف اول را در کادر (هدف (Objective)) ثبت نمایید.
- سپس برای آن هدف 3 تا 5 نتیجه کلیدی کمی و قابل اندازه گیری تعیین کنید.
- برای هر نتیجه کلیدی یک یا چند برنامه یا اقداماتی را بصورت تیتروار یادداشت کنید.
- برای هر هدف یک مشخص کنید (مجموع وزن ها باید 100 باشد)
- مشخص کنید برای رسیدن به هدف چه نیاز آموزشی و یا یادگیری نیاز دارید (حداکثر 3 مورد)
- اگر توافقات و یا انتظاراتی انجام دادید در کادر توافقات ثبت نمایید.
- اگر نیاز به پیوست فایل داشتید از پایین صفحه استفاده نمایید.
- در آخر چک لیست نهایی را تکمیل نموده که چیزی از قلم نیافتد.
صفحه سوم: ارزیابی و مرور عملکرد
پس از ثبت OKR این فرم بسته می شود.
اما در طول سال می توانید به آن رجوع کرده و عملکرد همکار را رصد نمایید.
راهنمای مدیریت عملکرد:
سوالات متداول
هدف مدیریت عملکرد چیست؟
در مدیریت عملکرد، افراد نسبت به اهداف و برنامه های مهم سازمان آگاه می شوند و جایگاه خود را در سازمان متوجه می شوند. در این فرایند مشخص می شود از همکاران چه انتظاراتی وجود دارد و افراد می توانند در گفتگو برای بهبود عملکرد خود با مدیرشان انتظارات و نیازهای متقابل خود را نیز بیان نمایند. در این روش مشخص می شود سازمان از افراد چه می خواهد و آنها چه رفتار و عملی باید داشته باشند.
روش مدیریت عملکرد چیست؟
در این سازمان از تکنیک OKR -Objective and Key Result به معنای اهداف و نتایج کلیدی، استفاده می شود.
OKR ابزار هدف گذاری مشارکتی است. تیم‌ها و افراد از OKR، برای تعیین اهداف چالشی و بلندپروازانه با نتایج قابل‌اندازه‌گیری استفاده می‌کنند.
چرا از OKR استفاده می کنیم؟
مهم‌ترین مزیتی که OKR برای ما به ارمغان می آورد تمرکز بر کاری است که واقعاً مهم است.
شعار این روش این است:«مهم ها را بسنجید» در مدل OKR اهداف کلیدی و مهم انتخاب می شود.
مهم بودن اهداف است که آنها را چالشی می‌سازد.
هدفگذاری مشارکتی، عدم اتصال نتایج به سایر زیر سیستم های منابع انسانی از جمله جبران خدمات، تاکید بر مدل CFR از دیگر مزایای این روش است.
مدل CFR چیست؟
مزیت دیگر تکنیک OKR آگاه کردن افراد از نتایج است.
OKR با پیوند و اتصالی که با مدل CFR گفتگو (Conversation)، بازخورد (Feedback) و تشویق (Recognition) برقرار می‌کند، افراد را از نتایج به‌دست‌آمده در هر دوره مطلع می‌سازد و مهارت، تأثیر و سهم هر فرد را با استفاده از نتایج کلیدی اندازه‌گیری می‌کند. این گفتگوها بین مدیران و زیرمجموعه ها انجام می شود.
اجزای مهم OKR چیست؟
OKR از سه مفهوم هدف، نتیجه و برنامه با تعاریف زیر تشکیل شده است.
- هدف آن چیزی است که می‌خواهیم به آن برسیم. همان مقصد فرد، تیم یا سازمان. اینجا هدف معادل واژه Objective است.
- نتایج کلیدی میزان تحقق اهداف را اندازه‌گیری می‌کند.
- برنامه به نحوه دستیابی به اهداف یا مجموعه کارهایی که برای یک نتیجه کلیدی انجام می‌شود، اشاره دارد.
مثالی برای درک OKR!
مسیریاب‌ها بیشترین شباهت را با مدل OKR دارد. این نرم‌افزارها اولین سؤالی که از ما می‌پرسند این است که کجا می خواهی بروی؟
پاسخ به این سوال دقیقاً مشخص کردن هدف است.
زمانی که مقصد را بر روی نقشه مشخص کردیم -یعنی هدف را تعیین کردیم- آنها مسیر را به ما نشان می‌دهند: «شروع به حرکت کنید و وارد خیابان، کوچه یا بزرگراه … شوید». این مسیر مشخص‌شده، برنامه برای رسیدن به هدف یا اقداماتی است که برای رسیدن به مقصد باید انجام شود.
اما نکته مهم این است که این مسیریاب ها از همان ابتدا یعنی زمانی که مقصد را تعیین کردیم تا زمانی که به مقصد برسیم فاصله ما تا مقصد را هم از نظر زمان و هم از نظر کیلومتر نشان می‌دهند و میزان نزدیک شدن ما به مقصد را محاسبه می‌کند، اندازه‌گیری پیشرفت در رسیدن به هدف همان نتایج کلیدی هستند.
ویژگی‌های هدف چیست؟
اهداف اصلی (objective) باید دارای ویژگی های زیر باشند:
1- مهم بودن اهداف: ما مجاز به تعیین فقط 2 هدف مهم هستیم. بنابراین باید تنها فعالیت‌های مهم افراد را ملاک قرار دهیم.
2- قابلیت دستیابی اهداف: دست‌یافتنی بودن اهداف یعنی تناسب داشتن آنها با امکانات و توانایی‌های ما.
3-انگیزه بخش بودن و الهام دهنده: افراد واقعا خود بخواهند که به این اهداف برسند.
4- چالشی بودن اهداف: دستیابی به آنها به‌سادگی امکان‌پذیر نباشد ولی تحقق آن ممکن و در کنترل فرد باشد.
کیفی بودن اهداف– شفافیت هدف– هم راستایی با اهداف سازمان– محدود به زمان بودن از دیگر ویژگی های اهداف در okr هستند.
ویژگی‌های نتایج کلیدی چیست؟
نتایج کلیدی در تکنیک OKR باید کمی بوده و خاصیت فریب دهندگی نداشته باشد.
برخلاف اهداف که باید به‌صورت کیفی (غیر عددی) تعریف شوند نتایج در OKR کمی و قابل اندازه‌گیری هستند.
کمی بودن در اینجا به معنای عددی بودن است و هر چیز کمی نیز قابل‌اندازه‌گیری است.
قابل اندازه‌گیری بودن نتایج به ما کمک می‌کند از تحقق یا عدم تحقق اهداف آگاه شویم.
مثلاً افزایش 10% درآمد حاصل از فروش محصولات را می‌توان به‌عنوان یک نتیجه کلیدی در نظر گرفت. درصد 10، معیار عددی تعیین‌شده در این نتیجه است و درآمد یا همان پول نیز قابل‌اندازه‌گیری است.
نکته دیگری که در تعریف نتایج باید به آن دقت شود این است که نتایج دقیقاً همان هدف را اندازه‌گیری کنند و «فریب دهندگی» نداشته باشند.
مثلاً در بحث افزایش فروش اگر افزایش 5% درآمد به‌عنوان نتیجه کلیدی انتخاب شود ولی این افزایش درآمد ناشی از افزایش قیمت محصول باشد نه تعداد فروش، این نتیجه کلیدی حتی اگر تحقق هم یابد، هدف را اندازه‌گیری نکرده است.
ویژگی‌های برنامه چیست؟
گفته شد برنامه به نحوه دستیابی به اهداف اشاره دارد. در واقع هر نتیجه کلیدی قابل شکستن به چند اقدام است. یعنی برای رسیدن به نتیجه یا تحقق هدف باید اقداماتی تعریف شود. اقداماتی که تاکتیکی بوده و دارای اولویت‌های هفتگی هستند.
مثال مسیریاب را به خاطر بیاورید. هر مسیری که شما طی می‌کنید یک اقدام برای رسیدن به مقصد است. «به چپ بپیچید و در بزرگراه به مسیر خود ادامه دهید». این دقیقاً یک اقدام است. کاملاً قابل‌درک است که چنانچه اولویت‌ها را در مسیر رعایت نکنیم هیچ‌گاه به مقصد تعیین‌شده نمی‌رسیم.
خطا در هدفگذاری چیست؟
در منطق OKR این نتایج هستند که باید کمی باشند نه اهداف.
اگر اهداف به‌صورت کمی (عددی) تعریف شوند تعریف نتایج کلیدی برای آنها دشوار است.
فرض کنید هدف «افزایش 10 درصدی مشتریان باشد». آن وقت نتایج کلیدی چه خواهد بود؟ اگر اهداف را کمی تعریف کنیم مجبور می‌شویم هدف را در نتایج تکرار کنیم.
دلیل دیگر این است که در این تکنیک، اهداف برای تحقق چشم‌انداز و مأموریت شرکت تعریف می‌شوند، بنابراین اگر به‌صورت تاکتیکی باشند فاصله زیادی تا چشم‌انداز و مأموریت سازمان خواهند داشت.
علاوه بر این فراموش نکنید که هدف گذاری در OKR مشارکتی بوده و به‌هیچ‌عنوان به افراد دیکته نمی‌شود. تعیین اهداف باید با مشارکت افراد باشد و موافقت هر دو طرف در جلسات هدف گذاری 100% باشد چراکه اگر اهداف از بالا به پائین تعریف شود، انگیزه تخریب می‌شود.
مثال فوتبالی!
هدف: قهرمانی جام جهانی فوتبال در سال 2022
ویژگی های هدف: انگیزه‌بخش و چالشی ضمن آنکه قابل دستیابی/ کیفی/ شفاف و به‌دور از ابهام /ملموس و قابل‌درک/ اهمیت برای هر یک از بازیکنان و کادر فنی بالا/محدود به زمان/
نتایج کلیدی برای رسیدن به این هدف: ما مجاز هستیم هر هدف را به 3 تا 5 نتیجه متصل کنیم.
نتیجه کلیدی 1: میانگین 2 گل زده‌شده در هر بازی در طول تورنمنت
نتیجه کلیدی 2: میانگین 0.5 گل خورده شده در هر بازی در طول تورنمنت
نتیجه کلیدی 3: میانگین 75% میزان مالکیت توپ در بازی‌ها در طول تورنمنت
ویژگی‌های نتایج کلیدی: قابل‌اندازه‌گیری/ کمی و قابل‌شمارش/ مبتنی بر زمان
هم‌راستایی اهداف در اهدافی که برای هر یک از بازیکنان در طول هدف اصلی تیم (قهرمانی جام جهانی 2022) تعریف می‌شود مفهوم پیدا می کند. پس‌ازاینکه OKR تیم را مشخص کردیم، می‌توانیم در راستای این اهداف، OKR هر یک از بازیکنان را تعیین کنیم.
مثال سازمانی برای OKR!
یک نمونه اهداف و نتایج کلیدی برای تیم دیجیتال مارکتینگ
هدف: راه‌اندازی شبکه اجتماعی لینکدین
نتیجه کلیدی (1): 2000 دنبال کننده
نتیجه کلیدی (2): انتشار 100 پست آموزشی
نتیجه کلیدی (3): داشتن 30% تعاملات مخاطب
مثال OKR در زندگی شخصی!
اهدافی که به‌عنوان OKR شخصی شناخته می‌شوند، به شما کمک می‌کنند تا روی موارد مهم در زندگی شخصی خود تمرکز کنید.
یک نمونه okr در زندگی شخصی می‌تواند داشتن سبک زندگی سالم باشد.
بنابراین هدف «اجرای سبک زندگی سالم» است. نتایج کلیدی برای این هدف را می‌توان این‌طور تعیین نمود: «دویدن روزی 2 کیلومتر»،«استفاده از میوه و سبزیجات حداقل 2 وعده غذایی در روز» و «روزانه 1 ساعت مدیتیشن».
آیا باید به همه OKR ها برسیم؟!
شاید بتوان گفت هدف از OKR روبه‌رو شدن با اهداف چالشی است و برای دستیابی به اهداف در OKR تلاش سخت و قابل‌توجهی نیاز است. پس هنگام تعیین هدف در OKR بلندپروازانه فکر کنید و اهداف را در سطحی فراتر ازآنچه ممکن به نظر می‌رسد، تعیین کنید.
اما عدم دستیابی به اهداف OKR فاجعه نیست و درک این موضوع در OKR بسیار مهم است. اگر کامل به هدف دست یابید یعنی هدف را چالشی انتخاب نکردید.
نقش مدیران در OKR!
نقش مدیران در تمام مراحل OKR حیاتی است.
مدیران باید پیشرفت فردی و تیمی را ردیابی کنند و به‌طور منظم جلسات تیمی و جلسات یک به یک برای برطرف ساختن نگرانی‌های کارمندان و ایجاد انگیزه در افراد برگزار کنند.
بدون وجود فرصت های ارتباطی مناسب، پیشرفت OKR به‌سرعت بی‌نظم می‌شود و در توانایی سازمان برای پیگیری OKR ها تداخل ایجاد می‌کند ضمن آنکه بر درک کارکنان از ارزش سیستم OKR تأثیر منفی می‌گذارد.
چه تعداد OKR لازم است؟
تعداد OKR های فعال را محدود کنید
نکته نهایی در تعداد اهداف و نتایج کلیدی است. تعداد OKR ها را به دو یا سه مورد محدود کنید. داشتن هرگونه فشار بیشتر غیرضروری، از میزان توجه و تلاشی که افراد می‌توانند به هر OKR نشان دهند، می‌کاهد. مهم‌ترین OKR ها را انتخاب کنید، پیشرفت خود را در جهت اهداف رصد کنید و از داده‌های OKR های قبلی برای تعیین اهداف بعدی خود استفاده کنید.