عوامل موثر بر عملکرد کارکنان
عوامل موثر بر عملکرد کارکنان
برای ارتقای عملکرد و بهبود رفتارهای کارکنان، به نحوی که به موفقیت سازمان منجر شود باید عوامل موثر بر عملکرد و رفتار را بشناسیم و آنها را مدیریت کنیم. در این گفتار بعضی از مهم ترین عوامل اثرگذار بر عملکرد کارکنان سازمان ها به اجمال معرفی می شوند:
- استعداد
استعداد یک آمادگی زمینه ای در افراد برای موفقیت در بعضی نقش ها و شغل هاست. استعداد را در سنین بزرگسالی فقط می توان کشف کرد، پرورش داد، به فعلیت درآورد و در مسیر مناسب به کار انداخت. یکی از نشانه های استعداد، موفقیت است. افرادی که در یک زمینه مشخص هنری، فنی، ورزشی یا مدیریتی موفقیت کسب می کنند، به ویژه وقتی این موفقیت تداوم داشته باشد و تکرار شود به احتمال زیاد در آن زمینه مستعد هستند. یکی از وظایف حساس و تعیین کننده مدیران در مسیر ارتقای عملکرد کارکنان این است که استعدادهای آنان را جستجو و کشف کنند و وظایف و نقش ها و شغل ها را به نحوی به کارکنان تخصیص دهند که حداکثر تناسب ممکن بین آنها تامین شود.
استعداد را به کوه يخ تشبیه می کنند که فقط یک پنجم آن روی سطح آب است و در نگاه اول دیده می شود و برای دیدن (كشف) بقیه آن باید جستجوی اکتشافی بیشتری داشت. مشکل وقتی تشدید می شود که برخی از کارکنان ما، حتی خودشان هم از استعدادهایشان آگاه نیستند.
استعداد را باید به کمک نشانه هایش شناخت. وقتی کسی در انجام کاری استعداد داشته باشد، آن کار را با لذت و رضایت درونی و حتی گاهی داوطلبانه انجام می دهد، از انجام و تکرار آن خسته نمی شود، بسیاری از آمال و آرزوهایش را در همان کار تعریف و جستجو می کند، به آن کار افتخار می کند و آن را معرف خود می داند، آن کار را زودتر و بهتر از بقیه یاد می گیرد و بزرگترین موفقیت ها و دستاوردهایش هم در همان کار حاصل می شود.
تناسب بین استعدادهای فرد با الزامات و مقتضیات شغل یکی از کلیدی ترین عوامل ظهور و بروز عملکردهای موفق و رضایت بخش است.
- دانش و مهارت
دانش و مهارت بر خلاف استعداد، حتی در سنین بزرگسالی قابل یادگیری است. دانش و مهارت مکمل استعداد است و عملکرد افراد در مشاغل و وظایف محوله را به نحوی محسوس و مشهود بهبود می دهد.
آموزش و توسعه دانش و مهارت های کارکنان از مهم ترین تواناسازهای سازمان هاست. در همه مدل های جامع تعالی سازمانی، سهم زیادی برای آموزش کارکنان به عنوان یک تواناساز مهم که بر عملکرد کارکنان و از طریق آنها بر عملکرد و تعالی سازمان ها موثر است در نظر گرفته شده است.
سازمان ها نمی توانند همه دانش و مهارت مورد نیاز خود را در زمان استخدام از بازار کار تامین کنند. همچنین شرایط محیطی، تحولات تکنولوژیکی و توقعات روزافزون مشتریان فشار برای آموزش کارکنان را تشدید می کند. به همین دلیل است که سازمان های موفق جهان سالانه میلیاردها دلار برای توسعه دانش و مهارت کارکنان خود سرمایه گذاری می کنند و در زمان استخدام هم ظرفیت یادگیری افراد برای کسب دانش و مهارت های جدید را معیار مهمی برای انتخاب افراد شایسته تلقی می نمایند.
ارتباط بین آموزش و عملکرد کارکنان یک ارتباط دو سویه است: از یک سو به کارکنان آموزش می دهیم تا عملکردهای موفق تری داشته باشند و از سوی دیگر عملکرد آنها را ارزیابی می کنیم تا نیازهای آموزشی آنها را شناسایی کنیم.
به دلیل اهمیت سهم و نقش دانش و مهارت کارکنان در عملکرد سازمان است که تقریبا همه سازمان های پیشرو و موفق، سرمایه گذاری های اساسی و گسترده ای برای یادگیری کارکنان دارند، سعی می کنند آثار برنامه های آموزشی را بر عملکرد کارکنان و سازمان اندازه بگیرند و بین فرایند آموزش با سایر فرایندهای مدیریت منابع انسانی (به ویژه ارزیابی عملکرد کارکنان ارتباط برقرار می کنند.
البته باید توجه داشت که برخی از کارکنان ممکن است به دلیل وجود برخی موانع سازمانی موفق به به کارگیری آموخته های دانشی و مهارتی خود نشوند. ضمن اینکه ممکن است تغییر در رفتار و بهبود عملکرد کارمند، علاوه بر دانش و مهارتی که کسب کرده است به عوامل و زمینه های دیگری هم نیاز داشته باشد.
٣. فرصت
همه ما برای نمایش دادن استعدادها و توانایی هایمان و برای استفاده موثر از دانش و مهارت نیاز به فرصت و مجال داریم، این فرصت هم از جنس زمان است، به این معنی که کار نیاز به وقت کافی دارند تا عملکردهای مورد نظر را بروز دهند و هم از جنس اختیار است، به این معنی که باید به کارکنان اعتماد کرد و به آنها اختيارات لازم را متناسب با مسئولیتها و صلاحیت هایشان تفویض کرد.
استعداد و دانش و مهارت کارکنان فقط ظرفیت های آنها را برای دستیابی به سطوح بالاتری از عملکرد افزایش می دهد، اما استفاده عملی و موثر از این ظرفیت نیاز به عوامل دیگری دارد که اختیار و فرصت از مهم ترین آنهاست.
دادن فرصت و اختیار موجب می شود تا کارکنان فضای وسیع تری برای تلاش، خلاقیت و ابتکار داشته باشند، در قبال وظایف خود احساس مسئولیت بیشتری کنند و با انگیزه و انرژی بیشتری تلاش کنند.
وقتی به کارکنان به اندازه کافی و لازم اختیار می دهیم، این امکان برای مدیران و سرپرستان فراهم می شود که از کارهای اجرایی که توسط کارکنان قابل اجراست فاصله بگیرند و بیش از پیش بر نقش های مهم تر خود، به ویژه هدفگذاری و برنامه ریزی، نظارت موئره آینده نگری و پرورش قابلیت های کارکنان متمرکز شوند.
فرصت را می توان از جنبه آثار روانی آن بر کار کارکنان هم بررسی کرد. وقتی کارکنان برای اشتباه کردن و شکست خوردن فرصت داشته باشند، برای یادگیری از اشتباهات و شکست ها فرصت داشته باشند، برای فکر کردن و طرح ایده ها و پیشنهادهای خود فرصت داشته باشند، برای ریسک پذیری و به کارگیری ایده های مبتکرانه خود و چالش کردن با وضع موجود فرصت داشته باشند، این فرصت ها بر عملکرد آنها می افزاید و موجبات موفقیت آنها و سازمان را فراهم می کند.
۴. منابع و امکانات
منابع و امکانات، تجهیزات و ابزار و اطلاعات، چنانچه به میزان کافی و لازم و با کیفیت و در زمان مناسب در اختیار کارکنان قرار گیرد می تواند تسهیل گر رفتارها و عملکردهای مطلوب آنها باشد. رابطه بین عوامل موثر بر عملکرد، رابطه ای پیچیده و تعاملی است. برای مثال ممکن است کارمندی که کارش را دوست دارد، به آن علاقه مند است و افتخار می کند مدیرش را قبول دارد و … ابزار و امکانات موجود را هم کافی و قابل قبول ارزیابی کند، در حالی که همان ابزار و امکانات ممکن است توسط کارمندی ناراضی که از کارش، مدیرش و همکارانش راضی نیست ناکافی تلقی شود.
۵. انگیزه
انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف، به ویژه در سازمان های ایرانی، از مهم ترین عوامل تعیین کننده سطح و کم و کیف عملکرد کارکنان است. انگیزه ها چرایی رفتار هستند. اگر انگیزه کارکنان برای انجام کاری پایین باشد، عملکرد آنها درست مشابه وقتی که فاقد استعداد یا دانش و مهارت کافی باشند لطمه خواهد خورد.
انسان نیازهای متفاوت و متنوعی دارد. برخی از این نیازها اقتصادی و برخی اجتماعی هستند. کارکنان به حقوق و مزایای کافی، ایمنی و امنیت، عضویت در گروه، احترام، رشد و شکوفایی، احساس مشارکت، احساس هویت، احساس انصاف و … نیاز دارند و فراهم کردن ترکیب متوازنی از این نیازها، می تواند بر انگیزه کارکنان در مسیر تحقق اهداف و اجرای برنامه ها بیفزاید.
رضایت کارکنان از کار و سازمان، عامل مهمی در عملکرد آنهاست. همه سازمانها آرزوی داشتن کارکنان راضی را دارند و در این راه تلاش می کنند. رضایت کارکنان به معنی نگرش و برداشت کلی و مثبت آنها از کار و همه عوامل مرتبط با کار است. کارکنان راضی بهره ورترند، به سازمان وفادارترند، آموزش ها و مهارتهای جدید را بهتر و سریع تر فرا می گیرند و به اهداف و سرنوشت سازمان علاقه مندترند.
رضایت کارکنان ما تابع عوامل مختلفی است. در یکی از جامع ترین الگوها رضایت کارکنان تابع پنج عامل در نظر گرفته شده است: این الگو نشان می دهد که اگر فرد از شغل خود راضی باشد، مدیر (سرپرست) خوبی داشته باشد، از همکاران و رابطه همکاری خوبی برخوردار باشد، فرصت برای رشد و ارتقا داشته باشد و حقوق و مزایای کافی و منصفانه دریافت کنند راضی خواهد بود و به تبع این رضایت، با انگیزه های کافی و متعالی کار و رفتار خواهد کرد.
عوامل موثر بر رضایت و انگیزه کارکنان
- شغل
- سرپرستی
- پرداخت ها
- رضایت کارکنان
- همکاران
- فرصت های رشد و ارتقا
وقتی عملکرد نامطلوب و غیررضایت بخش کارمند ناشی از فقدان انگیزه های لازم باشد راه حل هم پیچیده تر است. عناصر یک برنامه انگیزشی موثر که باید توسط مدیر طراحی و اجرا شود عبارت است از:
اول، تعیین اهداف چالشی و تلاش برانگیز اما مورد قبول، روشن و قابل درک:
وقتی اهداف تعیین شده خصوصیات یک هدف خوب یعنی وضوح، قابلیت اندازه گیری، قابلیت قبول و پذیرش از سوی کارمند، قابلیت دستیابی و … را داشته باشد و در مورد آن با کارمند گفتگو، مشارکت و توافق مبتنی بر اقناع و استدلال صورت گرفته باشد، آثار انگیزشی آن مضاعف می شود.
دوم، حمایت مدیریت مدیران برای تامین امکانات و منابع و رفع موانع:
مدیر باید از سبک مدیریت مناسب با شرایط و موقعیت استفاده کند، حامی و پشتیبان کارمند باشد، او را آگاه و مطلع و به دنبال آن مختار و توانمند کند. لازم نیست کارمند همه امکانات را در حد اعلای آن در اختیار داشته باشد، بلکه کافی است احساس کند که مدیرش همه توان و تلاش خود را برای فراهم آوردن امکانات و حمایت از او به کار برده است.
سوم، ارزیابی و اندازه گیری عملکرد و ارائه پاداش های مبتنی بر عملکرد:
مساوات طلبی مدیران، یعنی تقسیم مساوی پاداش بین کارکنان بزرگترین دشمن و آفت طرح های انگیزشی و مانع بزرگ موفقیت برنامه های بهبود عملکرد است. مدیران باید نظام های حقوق و پاداش مبتنی بر عملکرد طراحی کنند و آن را با جدیت و بر مبنای معیارهای منطقی و شفاف اجرا کنند.
چهارم، تقویت رفتارهای مطلوب و عملکردهای رضایت بخش:
مدیران باید از نیازهای کارکنان مطلع باشند و برنامه های انگیزشی را متناسب با این نیازها تنظیم و اجرا کنند، مدیران باید به خاطر داشته باشند که نیازهای کارکنان در طول زمان ثابت نمی ماند و کارکنان مختلف نیاز های متنوع و متفاوتی دارند، لذا باید به طور منظم از کارکنان نظرسنجی، نگرش سنجی و رضایت سنجی کنیم.
پنجم، پاداش و بازخورد به موقع و رعایت عدالت و انصاف در پاداش دادن:
کارکنان ممکن است پاداش های کوچک و دارای ارزش پولی ناچیز را بیشتر از پاداش هایی که از نظر آنها منصفانه نیست بپذیرند.کارکنان پاداش های خود را با پاداش های دیگران و تلاش های دیگران مقایسه می کنند تا از منصفانه بودن آنها اطمینان حاصل کنند.
۶. هدف و برنامه
هدف (هم در زندگی شخصی و هم در زندگی شغلی می تواند تلاش، انرژی و انگیزه افراد را متمرکز و به این ترتیب بر سرعت موفقیت آنها بیفزاید، فقدان هدف یا فقدان اهداف روشن و صریح موجب پراکنده شدن انرژی و منابع می شود.
وقتی اهداف روشن باشد، تخصیص منابع بر اساس اولویت انجام می شود، انگیزه ها افزایش می یابد، می توان از تطابق یا مغایرت اقدامات و اینکه آیا در مسیر دستیابی به اهداف هستند اطمینان پیدا کرد و کنترل های لازم را به عمل آورد.
وقتی در مورد یک هدف بین مدیر و کارمند توافق صورت می گیرد و آن هدف به هدف مشترک آنها تبدیل می شود، اهداف چالشی تری امکان تحقق می یابند و جامه عمل می پوشند.
هدف باید برای کارمند معنی دار و ارزشمند باشد، او باید از تحقق اهداف احساس موفقیت کند با تحقق اهداف احساس افتخار کند و در منافع ناشی از رسیدن به اهداف سهیم و شریک باشد.
۷. مثبت اندیشی، پایداری و پشتکار
پشتکار و مثبت اندیشی کمک می کند تا کارکنان در مسیر اجرای برنامه ها و دستیابی به اهداف کار را با انرژی و اشتیاق آغاز کنند، ادامه دهند و به سرانجام برسانند. افرادی که مثبت اندیش نیستند و پشتکار و پایداری لازم را ندارند معمولا کارها را خوب شروع می کنند اما خوب به پایان نمی رسانند. زندگی شخصی و شغلی چنین افرادی پر از کارهای ناتمام و پروژه های شکست خورده است.
علاوه بر عوامل هفت گانه موثر بر عملکرد، عوامل دیگری هم مثل نظم و انضباط، اراده و عزم جدی برخوردار بودن از الگوهای عملی، نیاز به موفقیت و هم از عواملی هستند که دستیابی به سطوح بالای عملکرد را تامین و تضمین می کنند.
وظیفه هر مدیر (سرپرست) این است که از طریق کشف و استفاده مناسب از استعدادهای کارکنان، فراهم آوردن فرصت های آموزش و یادگیری برای آنها، تامین ابزار و تفویض اختیاری ایجاد، حفظ و تقویت انگیزه و توجه به فراهم بودن و فراهم ماندن سایر عوامل، زمینه و شرایط را برای تحقق سطوح بالاتری از عملکرد و موفقیت از سوی کارکنان ایجاد نماید.
منبع مقاله:
کتاب مدیریت عملکرد (راهنمای مدیران، برای ارزیابی و بهبود عملکرد) نوشته دکتر بهزاد ابوالعلایی
